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Documentation Portail Fournisseur

1. Tutoriel Client – Création d'un fournisseur

1.1 Création et paramétrage du fournisseur

Création du fournisseur

  • Aller dans l'espace projets du site collaboratif dans lequel vous souhaitez créer le fournisseur,
  • Appuyer sur "+Créer" et choisir "Fournisseur",
  • Remplir les informations nécessaires.

Associer le fournisseur à un compte utilisateur

  • Allez sur l’entité fournisseur qui déjà créé
  • Cliquer sur le menu Action, ensuite sur l’élément Créer le compte fournisseur

  • Dans le formulaire vous remplissez l’émail du fournisseur. Ainsi Vous pouvez cocher la case notifier le fournisseur pour envoyer les informations d’authentifications au fournisseur, sinon les informations d’authentifications seront envoyer seulement à l’utilisateur qui a créé le fournisseur.
  • Une fois vous cliquez sur le bouton OK, Le système créera un compte utilisateur, et lui associera au fournisseur.

1.2 Création et l'envoi d'une matière première au fournisseur

Création d'une matière première

  • Aller dans l'espace projets du site collaboratif (Portail fournisseur);
  • Appuyer sur "+Créer" et choisir "Matière première";
  • Remplir les informations la concernant et renseigner son fournisseur.

Envoyer au fournisseur

L’action envoyer au fournisseur permet l'envoi d'une matière première, un emballage ou une fiche fournisseur au fournisseur.

  • Allez sur la matière première créé
  • Cliquer sur le menu Action, ensuite sur l’élément Envoyer au fournisseur
  • Dans le formulaire qui apparaît sélectionner le modèle de projet Projet de référencement MP"

  • Ensuit choisissez un modèle de projet

Une fois vous cliquez sur le bouton OK, Une tâche apparaît dans le Tableau de bord fournisseur, pour qu'il puisse compléter les informations liées à la matière première.

1.3- Validation du projet - Aller/Retour avec le fournisseur

Suivi des projets en cours

Il est possible à tout moment de suivre l'état d'avancement des projets.
Pour cela plusieurs possibilités :
  • Consulter la liste des projets (sur votre tableau de bord utilisateur),
  • aller dans le suivi de projet (sur le site),
  • aller directement sur le projet.

Réception d'une tâche

Une fois que le fournisseur valide sa tâche, une nouvelle tâche apparaît dans "Mes Tâches".
Il est possible de la consulter sur le tableau de bord ou dans mes tâches.
Si plusieurs personnes peuvent réaliser la validation de la MP, alors il faut s'attribuer la tâche :

Il est possible
  • de valider : la matière première passe à l'état validé,
  • d'ajouter des commentaires (ex : les informations renseignées ne conviendraient pas ou seraient incomplètes),
  • de refuser : cela renvoie la tâche au fournisseur pour correction.

Les listes qui ne nécessitent aucune modification sont à valider en cliquant sur l'icône indiqué sur l'illustration suivante. Elles seront disponibles au fournisseur en lecture seule. Il ne pourra plus les changer.

Remarque: Les utilisateurs en charge du référencement, doivent être ajoutés au groupe : beCPG Responsables référencement.. Sinon, vous ne verrez apparaître que le projet mais pas le produit dont il est question.

Il est possible de voir les A/R réalisés via le projet. La liste des commentaires saisis lors du refus est visible.

1.4 Discussion

L'interface de discussion permet d'échanger avec un ou plusieurs utilisateurs dont les fournisseurs ou simplement entre collègues.
Elle est spécifique à un site de travail.

Il est possible d'échanger dans une discussion depuis deux interfaces :
  • l'interface de discussion du site collaboratif (uniquement celles du site en question),
  • l'interface de discussion de la page d’accueil ou tableau de bord de l'utilisateur (toutes les discussions le concernant).

Création d'une discussion :

Depuis un site :

Sur le bandeau supérieur du tableau de bord du site, vous avez ajouter la page "Discussion".

Lorsque vous allez cliquer sur cet onglet, une fenêtre spécifique va s'ouvrir.

  • Cliquer sur l'onglet discussion,
  • cliquer sur nouveau sujet,
  • compléter la fenêtre, ajouter des liens ou des images si nécessaire,
  • ajouter un fournisseur en le selectionnant (un seul fournisseur par sujet de discussion),
  • enregistrer.

Rappel :
  • les discussions sont accessibles à tout moment en allant sur
  • les discussions sont accessibles aux personnes qui appartiennent au site.

Depuis le tableau de bord Utilisateur :

Si vous avez configuré votre page d’accueil (votre tableau de bord).
Vous pourrez voir en vous connectant les discussions en cours sur les sites dont vous êtes membres.
Vous pourrez aussi intervenir directement sans avoir à vous connecter à un site spécifique.

2. Tutoriel Fournisseur

2.1 Connexion à l'interface utilisateur

La page de connexion et les identifiants vous sont transmis par le client.

Une fois la connexion établie, une fenêtre va s'ouvrir : c'est votre tableau de bord.
Ce tableau de bord vous permet en un coup d’œil de voir les tâches qui vous sont attribuées et les discussions en cours entre vous et votre client.
Vous ne pourrez pas créer de tâches ou de discussion. Seul le client peut réaliser ces actions.

2.2 Les tâches

Pour accéder à vos tâches, il suffit simplement de cliquer sur l'une d'entre elles sur votre tableau de bord.
Une fenêtre spécifique "Modifier la tâche" va s'ouvrir.

Pour accéder à
  • l'assistant Fournisseur : cliquer sur l’icône 1,
  • L'assistant Matière première : cliquer sur l'icône 2.

Modification d'une tâche

Assistant fournisseur

Permet de renseigner vos informations fournisseurs et/ou de modifier celles que le client a enregistrées.
Renseigner les informations demandées comme illustré sur les captures suivantes. A chaque étape cliquer sur suivant, puis terminer.
Il vous sera possible à tout moment pendant la tâche de modifier ces informations.

Assistant création de la matière première

Permet de renseigner les informations liés à la matière première qui fait l'objet de la tâche.
Renseigner les éléments demandés sur la matière première. Valider chaque étape en cliquant sur suivant puis cliquer sur terminer.
Si vous souhaitez arrêter la saisie, pour sauvegarder ce que vous avez indiqué, il faut cliquer sur "suivant" ou "terminer".
Vous pourrez à tout moment reprendre la saisie du document.

Terminer la tâche

Avant de terminer la tâche en cliquant sur terminer la tâche, il est possible d'écrire un commentaire au client (critère de mesure physico-chimique ou ingrédient manquant ...)
Une fois toutes les tâches terminées, la liste des tâches en page d'accueil sera vide.

Terminer la tâche "Information fournisseur":

Si vous cliquez sur annuler, votre progression sera sauvegardé. Seules les informations sur la dernière fenêtre ne seront pas enregistrés.

Terminer la tâche "Création de la matière première" :

Tâche renvoyée par un client

Il est possible que le client ait des remarques à faire sur une tâche terminée, elle réapparaît alors dans la liste des tâches du fournisseur. Les informations qu'il a validées seront quant à elles non modifiables. Une icône (cf. illustration) indiquera que le client a ajouté un commentaire là où il l'aura jugé utile. Il est possible de le visualiser, mais aussi d'en écrire un en réponse au client.

2.5 Les discussions

Le client pour faciliter les échanges entre le fournisseur et lui-même peut créer une discussion.
La discussion permet à plusieurs membres des équipes clients d'échanger sur un sujet en même temps et dans le même espace.
Seules les discussions vous concernant seront visibles sur votre tableau de bord utilisateur.

Pour répondre ou consulter ces conversations, il faut simplement cliquer sur le sujet et cliquer sur répondre.
Il vous sera possible de modifier vos réponses en cas d'erreur en utilisant la fonction modifier.

Comment répondre :

Cliquer sur la conversation qui vous intéresse.