Introduction¶
Définitions¶
GED - gestion électronique des documents (Wikipedia)¶
Système permettant de gérer l'ensemble des contenus d'une entreprise.
Il s'agit de prendre en compte les informations sous forme électronique, qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données.
La gestion de contenu vise à couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'information et de la structurer pour assurer sa conservation et sa pérennité.
PLM - Product Lifecycle Management ou gestion du cycle de vie du produit (Wikipedia)¶
Le PLM est le nom du domaine d'activité dont le but est de créer et maintenir les produits, tout au long de leur cycle de vie (depuis l'établissement de son cahier des charges et de ses services associés jusqu'à sa fin de vie).
La définition des produits correspond à l'ensemble des spécifications d'un produit élaborées par les équipes de développement de l'entreprise et sert de référence vis-à-vis de ses clients et du marché, ainsi que pour les équipes de production, de qualité et de maintenance. Cette définition évolue au cours de la vie (lifecycle en anglais) du produit sous l'effet des modifications demandées par le client et par les autres départements de l'entreprise.
Gestion de projet (Wikipedia)¶
La gestion de projet est une démarche visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet.
On appelle projet un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite de l’enveloppe budgétaire allouée. Contrairement aux opérations, qui sont des processus répétitifs, l'essence d'un projet est d'être innovant et unique. Les résultats attendus du projet sont appelés les « livrables ».
Pourquoi utiliser le logiciel beCPG ?¶
- Centraliser et partager l'information:
- Classement des documents, produits et projets;
- Recherche efficace;
- Dématérialisation.
- Collaborer efficacement:
- Gestion fine des droits d'accès;
- Workflows (modération, validation).
- Enrichir et capitaliser sur l'information:
- Gestion de versions, verrouillage;
- Ajout de métadonnées typées;
- Liaison entre les documents, produits et projets.
Navigation dans beCPG¶
Tableau de bord de l'utilisateur¶
Chaque utilisateur possède son tableau de bord et peut le personnaliser en modifiant la présentation et en ajoutant des "dashlets".
Sites collaboratifs¶
Plusieurs sites collaboratifs peuvent être créés (par département, par processus, par client, pour des projets internes). Ces derniers permettent d'organiser les contenus et de gérer les droits d'accès.
Chaque utilisateur voit les sites et leurs contenus en fonction de ses droits.
Contenu d'un site collaboratif¶
L'accès aux sites peut se faire depuis :- le menu Sites du bandeau supérieur;
- la dashlet Mes Sites du tableau de bord.
Chaque site collaboratif possède plusieurs pages optionnelles :
- Le tableau de bord du site;
- L'espace documentaire dans lequel se trouvent les projets, produits, dossiers et documents;
- Des pages wikis (pages web générales);
- Des blogs (pour les annonces);
- Des discussions (FAQ);
- Un calendrier (Événements);
- Une bibliothèque de liens;
- Des listes de données (Idées, Demandes, Contacts,...);
- Le suivi des projets.
Arborescence des données¶
Les données sont organisées par sites collaboratifs selon un plan de classement similaire à l'arborescence Windows.
Le plan de classement est :
Entrepôt- Sites
- Site Développement de nouveaux produits [Site]
- Projet A [Projet]
- Cahier des charges [Dossier]
- Comptes rendu de réunion [Dossier]
- Produit Essai 1 [Produit]
- Documents [Dossier]
- Images [Dossier]
- Produit Essai 2 [Produit]
- Produit Essai 3 [Produit]
- Projet B [Projet]
- Cahier des charges [Dossier]
- Comptes rendu de réunion [Dossier]
- Produit Essai 1 [Produit]
- Produit Essai 2 [Produit]
- Produit Essai 3 [Produit]
- Site Produits validés [Site]
- Matières premières [Dossier]
- MP 1 [Produit]
- Documents [Dossier]
- Images [Dossier]
- MP 2 [Produit]
- MP 3 [Produit]
- Emballages [Dossier]
- Semi-finis [Dossier]
- Produits finis [Dossier]
- Site Qualité [Site]
- Veille règlementaire [Dossier]
- Document 1
- Document 2
- Certification [Dossier]
- ...
Projets, produits, dossiers et documents ont des icônes différentes.
Navigation dans l'espace documentaire d'un site¶
Ci-dessous l'espace documentaire d'un site "Projets":
Navigation dans une entité¶
Chaque entité (Produit, Projet, Client, Fournisseur, ...) possède toujours 3 listes:- La liste Propriétés qui affiche l'image du produit, ses propriétés, sa progression, ses commentaires, ses versions ainsi qu'une liste déroulante d'actions à effectuer sur ce dernier.
- La page Composition qui affiche la recette du produit tout en permettant à l'utilisateur de garder un œil sur ses coûts, caractéristiques nutritionnelles ou propriétés physico-chimiques grâces aux listes personnalisables;
- La page Documents qui affiche les documents associés à l'entité.
Ci-dessous la page "Propriétés" du produit:
Ci-dessous la page "Composition" du produit:
Ci-dessous la page "Documents" du produit :
Accès aux contenus¶
Les contenus sont accessibles depuis:- La dockbar: affiche les 5 dernières entités consultées. Elle se situe dans le bandeau supérieur:
- La recherche simple en tapant le nom ou le code ERP/beCPG ou la recherche avancée (multi-critères)
- La page d'accueil via les dashlets
- la dashlet "Mes documents" pour les documents
- la dashlet "Catalogue Produits" pour les produits
- la dashlet "Liste des projets" pour les projets
- L'espace documentaire en naviguant dans les dossiers d'un site collaboratif